FAQ

De ce să alegi ArhivaDeFacturi ?

Administrarea facturilor nu trebuie să fie complicată. Aplicația noastră preia automat facturile din e-Factura, le criptează și le stochează în siguranță în trei locații diferite, oferindu-ți insight-uri financiare în timp real.

Preluare Automată a Facturilor – Nu mai trebuie să le descarci manual, totul se stochează automat.
Interfață Prietenoasă – Caută, vizualizează și gestionează facturile ușor.
Securitate Avansată – Facturile sunt criptate și salvate în 3 locații pentru protecție maximă.
Analize Financiare în Timp Real – Monitorizează TVA-ul, veniturile, cheltuielile și profitabilitatea.
Suport pentru Facturi Externe & Tranzacții – Încarcă facturi din străinătate, salarii, taxe, chirii, dobanzi etc.
Acces Multi-Companie & Multi-Utilizator – Administrează mai multe afaceri dintr-un singur cont.
Alerte și Notificări Personalizate – Primește notificări standard sau bazate de reguli prestabilite.
Suport pentru Facturi Internaționale – Păstrează și gestionează și facturile din alte țări.
Acces de pe calculator, laptop sau de pe mobil – Aplicația este gândită sa poată fi folosita cu ușurință atât de pe mobil cat si de pe calculator/laptop.

Chiar trebuie sa imi păstrez facturile 5 ani?

Începând cu 1 iulie 2024, legea nr. 82/1991, modificată prin Legea nr. 36/2023, Articolul 25 impune tuturor firmelor să păstreze facturile din e-Factura timp de 5 ani. Nerespectarea acestei obligații poate duce la amenzi și probleme legale.

Contabilul meu este responsabil de păstrarea facturilor ?

Din păcate, nu. În calitate de proprietar al afacerii responsabilitatea păstrării facturilor revine proprietarului afacerii.

Contabilul meu trebuie să se ocupe de stocarea facturilor?

Conform legii, tu, în calitate de proprietar al afacerii, trebuie să te asiguri că facturile sunt stocate în siguranță. Evident uu ai dreptul sa delegi această operație unei terțe părti (ca de ex contabilul) dar responsabilitatea este a ta. Dacă se pierd sau sunt corupte, tu vei fi cel care suportă consecințele, nu contabilul.

Este ok ca facturile să fie păstrate pe computerul personal, stick, HDD, SSD etc?

Deși pare o soluție rezonabilă și relativ ieftină esta în același timp si relativ nesigură pt stocare pe termen lung. Care sunt problemele ?

în primul rând păstrarea efectivă: trebuie sa ții minte unde pui stick-ul sau hard disk-ul cu date; trebuie sa fii suficient de ordonat să adaugi datele lunar (in SPV ai doar facturile în ultimele 60 zile); trebuie sa stii pe care mediu ai datele pentru o anumita firmă (daca deții mai multe firme) dintr-o anumită perioadă
păstrarea datelor in siguranță: temperatura mediilor de stocare sa fie in limitele acceptabile, un backup la date
siguranța datelor: mediile de stocare trebuie păstrate într-un loc in care nu sunt accesibile persoanelor neautorizate (ca sa eviți situații de genul: un angajat nemulțumit își dă demisia si pleacă ... cu datele tale)
securitatea datelor: ideal datele ar trebui păstrate criptat (în acest caz însă apare o nouă problemă: păstrarea in siguranță a cheii de decriptare)

Este ok ca facturile să fie păstrate pe computerul contabilului?

Nu chiar. Majoritatea contabililor stochează facturile pe calculatoare personale, stick-uri USB sau HDD-uri sau SSD-uri externe, de cele mai multe ori fără criptare sau backup. Acest lucru le face vulnerabile la defecțiuni hardware, atacuri cibernetice sau ștergeri accidentale.

De ce folosirea serviciului de facturare ca și arhivă nu este o idee bună ?

Serviciul de facturare are un alt model de business. Ei te ajuta sa îți generezi facturi si eventual îți oferă un view asupra facturilor din SPV. Un serviciu de arhivare însă are ca principal scop păstrarea facturilor. Astfel in tip ce la SW de facturare plătești lunar pt a putea genera facturi in acea lună la noi plătești lunar pt păstrarea facturilor din acea luna pentru 5 ani.

Cum se face păstrarea facturilor pt 5 ani

Să luăm ca exemplu o firma fictivă Ali Baba SRL care foloseste serviciile Smart FGOblio pt facturare contractează și un abonament Starter (5 Eur/Lună) de la ArhivaDeFacturi începând cu Martie 2024.

În Martie 2024 firma plătește 5 Eur pt Martie si ArhivaDeFacturi îi downloadează toate facturile din SPV (deci ultimele 60 zile adică jumătate din Ianuarie, Februarie și Martie) si le pune în arhivă pentru următorii 5 ani (pana in Martie 2027)
În Aprilie 2024 firma plătește 5 Eur pt Aprilie si ArhivaDeFacturi îi downloadează toate facturile din Aprilie si le pune în arhiva pentru următorii 5 ani (pana in Aprilie 2027)
În Mai 2024 firma plătește 5 Eur pt Mai si ArhivaDeFacturi îi downloadează toate facturile din Mai si le pune în arhiva pentru următorii 5 ani (pana in Aprilie 2027)
....
În Iunie 2026 firma intră în lichidare si toate contractele (cu toți furnizorii de servicii inclusiv cu serviciul de facturare precum și cu ArhivaDeFacturi) sunt reziliate.
În Decembrie 2026 ANAF vine în control si cere facturile din Februarie-Martie 2024 ...

În acest moment deși facturile nu mai sunt disponibile in serviciul de facturare Smart FGOblio (întrucât contractul a fost întrerupt in Iunie 2026) acestea sunt în continuare disponibile in ArhivaDeFacturi (unde deși contractul nu mai este activ) datele sunt păstrate 5 ani de la momentul arhivării.

De ce nu ar trebui să mă bazez pe software-ul de facturare pentru stocarea facturilor?

Multe platforme nu păstrează facturile pe termen nelimitat sau securizat. Dacă serviciul se închide, își pierde datele sau îți restricționează accesul, riști să pierzi documente financiare esențiale. De asemenea business-ul acestor firme nu este sa facă arhivare de date sau BI

Cu alte cuvine Ai apela la un designer auto ca să îți repare mașina ? Desi atât designer-ul auto cat si mecanicul auto activează în același domeniu ei au abilități diferite.

Așa cum mecanicii sunt specializați în reparații auto, noi suntem experți în stocarea securizată și conformitatea legală a facturilor—astfel încât să nu îți faci griji.

Vreau să îmi închid firma. Mai trebuie sa păstrez facturile ?

Da, chiar daca firma este închisă / suspendată etc păstrarea facturilor pe termenul legal (cel puțin 5 ani) este obligatorie.